I servizi di Travel Risk Management

Una Travel Risk Policy definisce le linee guida e le procedure per la gestione dei rischi associati ai viaggi di lavoro. Senza di essa, l'azienda è esposta a rischi legali, finanziari e di reputazione. Una policy chiara e ben definita garantisce che tutti i dipendenti siano consapevoli dei rischi e delle misure di sicurezza da adottare, promuovendo una cultura della sicurezza e minimizzando le responsabilità legali.

In conformità alle direttive ISO 31030:2021, una Travel Risk Policy efficace deve includere:

• Definizione dei ruoli e delle responsabilità.
• Procedure per la valutazione dei rischi pre-viaggio.
• Protocolli di emergenza e piani di evacuazione.
• Linee guida per la comunicazione e il monitoraggio dei viaggiatori.
• Procedure per la gestione delle crisi e il supporto post-viaggio.

È fondamentale che la policy sia dinamica e venga aggiornata regolarmente in base ai cambiamenti del contesto globale e all’evoluzione delle necessità aziendali.

Molte destinazioni di lavoro all’estero presentano scenari sanitari particolari che, a causa di determinate condizioni ambientali e climatiche, possono esporre il trasfertista a pericoli aggiuntivi. È essenziale identificare queste tipologie di rischi e costruire dei protocolli sanitari ad hoc. Valutazioni dell'idoneità preventive e individuali sono utili a verificare la salute fisica e mentale dei dipendenti per stabilirne l'idoneità alla trasferta assicurando così che ogni soggetto sia pronto e preparato ad affrontare il viaggio. Una valutazione clinica accurata minimizza i rischi per i dipendenti vulnerabili e garantisce una maggiore sicurezza.

Le valutazioni dell'idoneità devono considerare fattori come:

• Età e condizioni di salute preesistenti o coesistenti.
• Esperienza di viaggio e competenze linguistiche.
• Attività lavorativa in loco e durata della trasferta.
• Destinazione, stagionalità, itinerario e complessità del viaggio.

La visita medica e gli accertamenti sono definiti nel protocollo sanitario estero in quanto applicazione della Health Travel Policy. In accordo con il Medico Competente aziendale possono essere richiesti accertamenti di secondo livello utili a completare il quadro clinico del dipendente e a definirlo idoneo ad una specifica area geografica.

Una Travel Health Policy definisce le misure preventive e di mitigazione per tutelare la salute dei dipendenti in viaggio. Ciò include vaccinazioni, consulenze mediche (Medical Induction), gestione di emergenze sanitarie e protocolli per malattie endemiche. Implementare una policy sulla salute in viaggio riduce il rischio di malattie e infortuni, garantendo il benessere dei dipendenti e la continuità operativa.

La Travel Health Policy deve basarsi su valutazioni mediche individuali e sui rischi specifici della destinazione. Include:

• Valutazione dell'idoneità medica al viaggio.
• Implementazioni delle vaccinazioni e delle profilassi comportamentali.
• Accesso a servizi medici locale e in telemedicina.
• Protocolli per la gestione di malattie croniche e preesistenti.
• Linee guida per la salute mentale e il benessere psicologico.

La collaborazione con un medico specializzato in Medicina dei Viaggi è essenziale per garantire la completezza e l'efficacia della policy.

Tale sistema garantisce che tutti i dipendenti siano protetti dalle malattie endemiche presenti nella destinazione. Ciò riduce il rischio di contagio, proteggendo la salute dei dipendenti e minimizzando l'impatto sulla produttività. Il sistema di monitoraggio delle vaccinazioni pre-viaggio deve essere integrato con il programma di gestione dei viaggi e deve includere:

• Definizione delle vaccinazioni obbligatorie e raccomandate.
• Mappatura e applicazione di un piano vaccinale per i trasfertisti.
• Generazione di report e avvisi automatici per monitoraggio periodico.

La collaborazione con partner specializzati nella Travel Medicine è essenziale per garantire un corretto approccio alla tutela della salute mediante un’adeguata prevenzione vaccinale o altre tipologie di profilassi farmacologiche specifiche in relazione al paese di destinazione e all’itinerario di viaggio. 

La corretta definizione di ruoli e responsabilità assicura che ogni aspetto del Travel Risk Management sia sotto controllo. Senza una struttura organizzativa definita, vi è il rischio di sovrapposizioni o lacune nelle responsabilità, che possono compromettere l'efficacia delle misure di sicurezza del personale viaggiante. Definire i ruoli garantisce che ogni persona sappia come operare in caso di emergenza, migliorando l’efficacia della risposta complessiva.

Alcuni dei ruoli chiave sono:

• Travel Manager: responsabile dell’applicazione dei processi di Travel Risk Management per tutte le trasferte aziendali.
• Security Manager: responsabile di valutare i rischi e definire le azioni di mitigazione nell’ambito della Security internazionale.
• HSE Manager: coordina le attività di prevenzione negli ambiti di Health & Safety..
• Chief Medical Officer: dirigente medico aziendale che definisce la strategia clinica e sanitaria dell’organizzazione all’estero.

È essenziale che ogni figura coinvolta nel piano di Travel Risk Management sia consapevole del ruolo e delle responsabilità che derivano dallo svolgimento del proprio operato.

Una formazione costante su Health & Security fornisce ai dipendenti le competenze necessarie per affrontare i rischi a cui sono esposti nel corso delle trasferte. Un training adeguato aumenta la consapevolezza dei rischi e la capacità di risposta, migliorando la sicurezza complessiva. La formazione può essere personalizzata in base ai rischi specifici della destinazione e al profilo del viaggiatore.

• Il training Health prevede una panoramica dei rischi sanitari presenti nell’area geografica di destinazione, un’analisi dei principali vettori di trasmissione delle patologie endemiche, delle vaccinazioni obbligatorie o raccomandate, l’indicazione delle misure igieniche da adottare, ed eventualmente, laddove previsto, un focus sulle condizioni ambientali estreme del luogo di destinazione e sui comportamenti a rischio.
• Il training Security affronta i rischi presenti nell'area geografica di destinazione e l'analisi delle principali casistiche di incidenti per aiutare il trasfertista ad apprendere nuove strategie e soluzioni in risposta agli imprevisti.

Nel corso della formazione è consigliabile l’utilizzo di simulazioni e scenari realistici per un migliore apprendimento utile a sviluppare una maggiore consapevolezza dei rischi a cui il viaggiatore potrebbe essere esposto.

Un processo di autorizzazione basato sui rischi in viaggio permette di valutare la sicurezza di ogni destinazione prima della partenza. Ciò consente di riprogrammare viaggi in aree ad alto rischio o di adottare misure di sicurezza aggiuntive, proteggendo i trasfertisti da pericoli e garantendo che solo i viaggi essenziali vengano approvati. La valutazione dei rischi deve basarsi su dati aggiornati e provenienti da fonti affidabili, come siti governativi, organizzazioni internazionali e società di intelligence.

I fattori di rischio da considerare includono:

• Sicurezza (criminalità, terrorismo, disordini civili).
• Salute (malattie endemiche, standard di assistenza sanitaria locale).
• Ambiente (catastrofi naturali, condizioni climatiche).
• Logistica (trasporti, infrastrutture).

Il processo di autorizzazione deve prevedere un sistema di approvazione a più livelli, con escalation in base al livello di rischio aggregato.

Un sistema digitale di monitoraggio e assistenza permette all'azienda di localizzare e supportare i dipendenti in tempo reale. Ciò consente di fornire assistenza immediata in caso di emergenze o eventi imprevisti, monitorare la sicurezza dei dipendenti e garantire la conformità alle normative ISO 31030 sul Travel Risk Management. Una piattaforma digitale efficace migliora la comunicazione e la reattività, aumentando la sicurezza e il supporto. Deve includere:

• Geolocalizzazione e monitoraggio in real time.

• Analisi degli alert e delle minacce nel mondo attraverso una dashboard intuitiva.

• Comunicazione bidirezionale e accesso a servizi di assistenza da remoto.
• Integrazione con servizi locali di assistenza medica e di sicurezza.

La scelta della piattaforma digitale web e mobile deve basarsi su criteri di sicurezza, affidabilità e facilità d'uso.

L'accesso a informazioni aggiornate e alert locali permette ai dipendenti di essere a conoscenza dei rischi specifici connessi al paese di destinazione. Ciò include informazioni su sicurezza, salute, trasporti e accesso alle strutture sanitarie in situazioni di emergenza. La disponibilità di informazioni tempestive consente ai dipendenti di prendere decisioni informate e di reagire prontamente ad eventuali pericoli. L'utilizzo di piattaforme digitali e APP mobile affidabili è essenziale per fornire informazioni e alert in tempo reale.

Le informazioni devono includere:

• Avvisi sulla sicurezza locale e sanitaria.
• Informazioni di contatto di emergenza.
• Consigli di viaggio specifici per la destinazione.
• Informazioni culturali e linguistiche.

È fondamentale garantire ai trasfertisti un’adeguata formazione sull'utilizzo di tali strumenti.

Un programma di supporto psicologico aiuta i dipendenti a gestire lo stress e le sfide emotive legate ai viaggi di lavoro. Ciò include l’assistenza per la gestione dello stress durante e post-viaggio, oltre al supporto per eventi traumatici. Un programma di benessere psicologico migliora la salute mentale dei dipendenti, riduce il rischio di burnout e favorendo un ambiente di lavoro positivo.

Il programma deve includere:

• Sessioni di debriefing e supporto psicologico.
• Questionari di valutazione del benessere psicologico.
• Accesso a consulenti e terapeuti specializzati.
• Formazione sulla gestione dello stress.

È importante creare un ambiente di lavoro che promuova la comunicazione aperta e il supporto reciproco tra il dipendente e il diretto responsabile.

Implementando questi punti, le aziende possono garantire la sicurezza e il benessere del personale viaggiante, proteggendo al contempo la reputazione e conformandosi agli obblighi di legge.